Edito
La dématérialisation, un geste citoyen
A l’heure où de nombreux débats portent sur la sauvegarde de notre planète, où les entreprises s’interrogent sur le probable conflit d’intérêts entre la génération de profits et la préservation de l’environnement, la dématérialisation a le mérite de mettre tout le monde d’accord ! La dématérialisation des factures, par exemple, permet non seulement d’optimiser le flux de traitement des factures et donc de réduire son coût nominal, mais également de stopper l’édition de formulaires, validations papier et autres bons à payer. Cette problématique fait l’objet de notre second Focus sur… !
Grâce à vos témoignages suite à l’envoi de notre première newsletter, nous vous proposons une lettre déjà relookée mais qui a conservé les mêmes rubriques, qu’elles soient ou non orientées métier. Un grand merci à tous nos lecteurs, qui contribuent à faire de What’s new ? une newsletter à la fois utile, intéressante et diversifiée.
Toute l’équipe d’ENORA Consulting vous souhaite une bonne lecture et reste à votre disposition pour vous accompagner dans vos réflexions et vos projets. Gérald Espardellier, Directeur associé
ENOR’Actu
ENORA Consulting et Outreach : un partenariat de la première heure
Initié dès la création d’ENORA Consulting en 2004, le partenariat développé par ENORA et Outreach est destiné à se poursuivre et à s’étoffer dans les mois à venir. « Nous nous sommes rapidement compris », résume Gérald Espardellier, Directeur associé d’ENORA.
« Lorsque nous avons créé ENORA, je trouvais essentiel qu’une solidarité forte existe avec une autre structure à taille humaine sur un marché fortement concurrentiel. Il s’est avéré qu’Outreach avait la même vision de notre métier et une réelle complémentarité » explique Gérald Espardellier. Pour Outreach, « ce partenariat nous permet de nous appuyer ponctuellement sur les ressources de ENORA pour répondre dans les mailleures conditions aux demandes de nos clients », ajoute Frank César, fondateur du cabinet. D’un point de vue concret, cela s’est traduit par la réalisation d’une mission commune au cours de laquelle nous avons réorganisé les services généraux d’une entreprise du secteur pharmaceutique.
Focus
Bref rappel : la dématérialisation en quelques mots
| La dématérialisation des échanges est un processus qui permet de passer des échanges papier aux échanges tout informatique. Depuis quelques années, le nombre d’applications de dématérialisation proposées sur le marché explose ! Il existe notamment des applications de dématérialisation de factures, de télédéclarations administratives, des applications de banque en ligne, d’appels d’offres dématérialisés, d’espaces permettant les échanges collaboratifs, etc. Les entreprises qui se lancent dans la dématérialisation, de flux de gestion par exemple, le font essentiellement pour deux raisons :- lorsque le volume des factures augmente fortement à effectif constant- lorsque l’entreprise est amenée à diminuer sa masse salariale. |
Le saviez-vous ?
La mise en place de la dématérialisation pour l’émission de factures est un projet sensiblement plus complexe. L’entreprise doit en effet signer avec chacun de ses prestataires une convention de preuve par laquelle les deux signataires s’engagent à justifier leur transaction par un moyen électronique. Dans ce cas, seule la comptabilité fait foi et le système qui émet les factures doit être certifié par un organisme indépendant.
Quels bénéfices pour l’entreprise ?
Outre le gain de temps, le bénéfice se mesure principalement au niveau des gains financiers. Le coût moyen de traitement d’une facture en France se situe entre 15 et 16 Euros par facture, comprenant la rédaction du document, l’impression, le passage dans les différents services de l’entreprise, les signatures des responsables, l’envoi par courrier et le temps passé par chaque salarié pour le traitement. Lorsqu’une solution de dématérialisation est mise en place, ce coût diminue de moitié, comme le montre le schéma ci-dessous !
Comment intégrer un processus de dématérialisation dans une entreprise ?
En premier lieu, ENORA Consulting identifie l’ensemble des flux de documents concernés par la dématérialisation : d’où proviennent les documents, où ils partent, quel est leur parcours… Ces informations permettent au consultant d’établir une cartographie et de classifier les documents en leur attribuant un caractère plus ou moins critique.
C’est à partir de ce diagnostic précis que le consultant étudie toutes les possibilités de dématérialisation et propose les technologies les plus adaptées. Dans le cas de la dématérialisation de factures, la lecture automatique de documents (la technologie LAD) sera très souvent préconisée. Elle se matérialise notamment par l’intégration de codes barres sur les factures et l’identification du schéma de facture de chaque fournisseur. Ce dernier point génère un gain de temps considérable : dès réception d’une facture, celle-ci est numérisée et le scanner sait à quel endroit de la facture trouver les informations dont l’entreprise a besoin : qui facture, qui doit payer, quel montant, quel taux de TVA… Tous ces éléments sont identifiés, photographiés par le logiciel et entrés automatiquement dans les écritures comptables.
La dernière étape consiste à transformer chaque catégorie de documents en fichiers électroniques, en utilisant selon les caractéristiques du document la télétransmission, les mails, les formats PDF, etc.
Une mission complète de dématérialisation réalisée par ENORA Consulting se déroule sur une période de neuf mois maximum, du diagnostic initial à la mise en place complète du processus de dématérialisation.
A lire
Dématérialisation et archivage électronique
Cet ouvrage s’adresse aux responsables des systèmes d’information, ainsi qu’à tous ceux qui dans leur métier ont la responsabilité de mener à bien des projets de dématérialisation et d’archivage sous forme numérique.
A l’ère du web, des intranets et du commerce électronique, gérer des données numériques éventuellement d’origine papier, les transmettre, les utiliser, les échanger, puis les archiver de manière à pouvoir y accéderrapidement est une préoccupation qui concerne chaque jour un nombre croissant d’entreprises. La première partie de cet ouvrage dresse un panorama complet des contraintes liées à ces projets. La seconde partie cherche cherche à apporter des réponses en fournissant des méthodes et des solutions pratiques pour la mise en place de projets de dématérialisation et par voie de conséquence d’archivage électronique.
Infos pratiques…
Edition : Dunod / 01 Informatique
Auteurs : Jean-Marc Rietsch, Marie-Anne Chabin, Eric Caprioli
224 pages
ISBN : 2100500775
Prix public conseillé : 32 €
Gille de Chezelles revient sur l’histoire de la dématérialisation et sur ses applications actuelles, dans une analyse critique, tantôt dénonçant les mythes racontés par les maîtres à penser de l’informatique, tantôt rêvant d’un monde où les applications seraient créées pour l’usager, en tenant compte de ses attentes et de ses besoins.
Par son approche didactique et pragmatique de la dématérialisation, Gilles de Chezelles réussit à en donner les clés en évitant les pièges qu’il dénonce. Gilles de Chezelles est membre du groupe de dématérialisation au sein de la mission pour l’économie auprès du Ministère des Finances. Il a participé à la conception d’applications telles que TéléTVA.
Infos pratiques…
Edition : Lavoisier
Auteur : Gilles de Chezelles
224 pages
Date de parution : novembre 2006
ISBN : 2100500775
Prix public conseillé : 32 €
A méditer
» Un problème sans solution est un problème mal posé. «
Albert Einstein, physicien allemand du XXème siècle
Le chiffre
221 milliards par an… C’est le nombre de pages imprimées chaque année en France dans les entreprises. Au niveau mondial, il faut multiplier ce chiffre par 20! De nombreuses solutions faciles à mettre en oeuvre existent pourtant et permettraient de réduire considérablement ces statistiques : l’impression recto-verso, la reconversion des pages usagées en brouillon, etc.
On a aimé
La Toast Gallery
Galerie d’art contemporain parisienne, la Toast Gallery expose et vend des oeuvres d’artistes de toutes origines à des prix accessibles au plus grand nombre (à partir de 50€). Totalement tendance, la sélection des toiles exposées éveille les sens… A visiter d’urgence!
La Toast Gallery
3 rue de l’Estrapade
75005 Paris
Tél. : 01.44.07.04.22
Ouvert du mercredi au dimanche de 11h à 20h
Pour plus d’informations : www.toastgallery.com